Stressad av styrning?

Syftet uppfylldes genom en tvärsnittsstudie och tre fallstudier. Tvärsnittsstudien var en pilotstudie där 89 chefer inom offentliga verksamheter besvarade en enkät om hur de upplevde styrningen i deras organisationer. I de tre fallstudierna, som omfattade Trollhättans Stad, Göteborgs Stad och Volvo Trucks, samlades data in genom kvalitativa intervjuer och enkäter till chefer på olika nivåer. I Trollhättans Stad medverkade tio chefer i intervjuer och 90 chefer besvarade enkäten. I Göteborgs Stad medverkade 33 chefer i intervjuer och 819 chefer besvarade enkäten. På Volvo intervjuades 14 chefer och 190 chefer besvarade enkäten. Dessutom observerades fyra så kallade business reviews (månadsuppföljningar) på en av Volvos produktionsanläggningar. Kontinuerligt under projektets gång har insamlad data presenterats och diskuterats med medverkande organisationer. Resultat och observationer har presenterats på både vetenskapliga och praktikerorienterade konferenser.

Hur uppstår och varför tillåts omfattande prestationsmätning i organisationer? Omfattande prestationsmätning i organisationer är ett resultat av ett högt externt styrningstryck, som tolkas och sprids med en hög intern ambition att svara upp mot omvärldens krav. Prestationsmätningens utformning och användning drivs på av interna centralt placerade administrativa funktioner. Inom organisationer finns medvetenhet om styrningstrycket och det finns ”väktare” – centralt placerade controllers – som försöker förhindra att prestationsmätningssystemen expanderar. Väktarna säkerställer att nya mätningar inte initieras om de inte är relevanta för organisationen som helhet, men de granskar mätning för mätning utan att ta hänsyn till helheten för ansvariga chefer längre ner i organisationerna. Det saknas en funktion som säkerställer att det totala styrningstrycket på verksamhetschefer blir rimligt. Resultatet kan bli omfattande prestationsmätningssystem där många intressenter konkurrerar om ansvariga verksamhetschefers uppmärksamhet, där helheten blir svåröverskådlig och där prestationsmåtten emellanåt blir motstridiga.

Hur hanterar chefer på olika organisatoriska nivåer omfattande prestationsmätning? Ett framgångsrikt sätt att hantera omfattande prestationsmätning är att överordnade chefer skiljer på prestationsmått som måste rapporteras till intressenter utanför den egna verksamheten och prestationsmått som behövs för styrningen av verksamheten. Endast den senare typen av prestationsmått bör göras till en angelägenhet för underordnade chefer. Prestationsmätning stödjer chefer i deras arbete om uppsättningen prestationsmått är möjlig att förändra, används flexibelt, ger underlag för intern prestationsbedömning och skapar förståelse för helheten. Om dessa förutsättningar skapas inom ramen för en dialog mellan över- och underordnad chef ges samtidigt möjlighet att säkerställa att prestationsmätningen stödjer övergripande måluppfyllelse.

I vilka situationer ökar omfattande prestationsmätning ansvariga chefers och medarbetares stress? I vilken utsträckning prestationsmätning skapar stress är en både en fråga om prestationsmätningssystemets omfattning och dess inneboende kvaliteter. I vissa situationer ökar antalet prestationsmått stress genom att öka belastningen på chefer men i andra situationer minskar det stress genom att göra prestationsbedömningen mer fullständig. När prestationsmätningssystemet upplevs som inkonsistent, det vill säga innehåller konflikterande mått, ökar det chefers stress. Stressen kvarstår även om ansvariga chefer ges handlingsutrymme och stöd och det mätta resultatet inte används för strikt bedömning av prestationer.