Så hanterar du dokument på webben

Att publicera information som dokument på webben är alltid ett andrahandsval. Förstahandsvalet är att publicera informationen i webbens standardformat - HTML

Undvik att lägga upp dokument

Var restriktiv med att lägga upp dokument på webben. Webben är inget dokumentarkiv. Överväg andra alternativ.

Eftersom HTML är webbens standardformat bör informationen eller delar av information ligga som HTML-text på en webbsida. Då blir också informationen mer tillgänglig, sett ur ett användar- och webbtillgänglighetsperspektiv. Det blir bättre träffar i sökmotorer och är enklare att läsa via mobilen.

Istället för att lägga upp dokument, kan man hänvisa till en kontakt/handläggare på högskolan, som vid behov skickar dokument till en läsare/målgrupp. "Vill du veta mer om högskolans riktlinjer kring mångfaldsarbete, kontaktar du XXX. Vill du ta del av senaste protokollet, kontakta XXX)"

Lagringsytor

Dokument som rör arbetsmaterial kring projekt och samarbeten i nätverk, minnesanteckningar, avdelningsprotokoll etc. läggs på de lagringsytor som IT-avdelningen tillhandahåller; My Page/Sharepoint/Office 365.

När är det lämpligt att lägga upp dokument på webben?

Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.
Statiska dokument såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner där det är viktigt att dokumentets layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt.
Att presentera matematiska formler.
Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.
Dokument som innehåller tabeller med många kolumner.
För att visa upp innehåll/presentationer från en konferens.
I samband med utvärderingar av högskolan, då andra myndigheter behöver få tillgång till dokument som rör utvärderingen.

Tänk på att ta bort dokument som "spelat ut sin roll", t.ex inbjudningar, program.

Ytterligare läsning

ETU: http://www.etu.se/?id=2&sub=17
Funka nu: http://www.funkanu.se/Vi-erbjuder/Webbproduktion/Tillgangliga-pdf-filer/

PDF och tillgänglighet

En pdf-fil är inte automatiskt tillgänglig. Till exempel kan den inte läsas av hjälpmedelsanvändare om den inte är gjord på rätt sätt. Ett gott råd är att alltid göra viktig information tillgänglig som webbsida eller som textdokument. Information som inte faller inom ramen för beskrivningarna ovan bör presenteras som webbsidor.

Testa dina PDF-dokument

Här kan du ladda upp dina PDF-dokument för en automatisk granskning. Kom ihåg att du aldrig får ladda upp dokument som innehåller personuppgifter eller annan känslig information.

PDF-kollen >>
WT-kollen >>

Hur skapar du tillgängliga PDF:er?

Skapa tillgängliga PDF-filer - Vägledning för webbutveckling
Adobe - Skapa och verifiera PDF-tillgänglighet

Hur skall dokument öppnas?

Länkar till dokument ska öppnas i nytt fönster. OBS. Detta fungerar att göra om du använder blocket Dokumentlista. I dagsläget fungerar inte detta om du drar in ett dokument direkt i textfältet, då öppnas dokumentet i samma fönster. Problemet kommer på sikt att åtgärdas.

Dokument ska vara i formatet PDF, om inte speciella behov finns av andra format (t ex word, excel). Förtydliga för läsaren genom att skriva "Öppnas i nytt fönster".
Exempel: www.hv.se/om-oss/om-hogskolan/hallbar-utveckling

Publicera inte inskannade dokument

En grundregel är att dokument som ska publiceras på webben bör sparas som pdf. Att publicera ett inskannat dokument innebär att dokumentet och dess innehåll inte går att söka fram i en sökmotor

Sökmotorer och talsynteser har dessutom svårt att läsa av innehållet, vilket ger ett inskannat dokument dålig tillgänglighet. Dokument får alltså inte skannas för publicering på webben!

Dokumentnamn

Filnamnet ska vara tydligt och begripligt, så att alla som behöver länka till ett dokument enkelt kan hitta det i Episervers mediabibliotek. Namnet bör inte heller vara längre än nödvändigt. I namnet ska följande ingå:

Beskrivning av innehållet (miljopolicy)
Dokumenttyp (pdf, xls, docx)

Exempel:
miljopolicy.pdf
delegationsordning-styrelse.pdf
riktlinjer-flaggning.pdf

Undvik onödig information i dokumentnamnet som beslutad, bilaga, webbversion och liknande.

Följ också Post- och telestyrelsens riktlinjer för tillgängliga filnamn på webben:

Använd inte understreck ( _ ) eftersom användarna inte ser dem om de är en del i en understruken länk.
Använd inte mellanslag, eftersom vissa äldre datorer och programvaror inte kan hantera det.
Använd i stället bindestreck ( - ) för att skilja ord åt
Använd inte specialtecken eller å/ä/ö eftersom det kan orsaka problem i framför allt äldre datorer och programvaror.
Blanda inte stora och små bokstäver. Använd genomgående små bokstäver i filnamnen.

Senast uppdaterad av Kommunikationsavdelningen 30 okt 2019