Så hanterar du dokument på webben

TILLGÄNGLIGHETSTIPS TILL TEXTHANTERINGSPROGRAM

Word

Välj standardspråk för dokumentet. Detta gör du under fliken Verktyg, välj sedan funktionen Språk.

När du sparar ett Word-dokument som pdf, kom ihåg att kryssa i rutan ”Visa taggar för dokumentstruktur” för att få med de rubriker, m.m. som du gjort. Du hittar denna ruta under knappen "Alternativ / Options"

• Så här lägger du till alternativtexter i på olika typer av bildelement i Word (grafik, foto, tabeller, mm).
• Gör dina Word-dokument tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.
• Använd tillgänglighetskontrollen i Word.

Tillgänglighetsanpassat exempeldokument.docx

Acrobat

I säkerhetsinställningar i Acrobat kan du tillåta kopiering av dokumentet. Om du ändå vill låsa det, kryssa i att göra det tillgängligt för skärmläsare.

Om dokumentet inte har kodade taggar (rubriker, kapitel, avsnitt, mm) så kan du lägga till detta i efterhand i Acrobat. 

Notera! Om du skapar en PDF från en färdig, tillgänglig Word-fil så följer inte alltid alla inställningar från Word med in i PDFen så du behöver alltid granska PDFen också.

• Skapa och verifiera PDF-tillgänglighet (Acrobat Pro). Det finns ett inbyggt testverktyg i Acrobat under ”Avancerat/Tillgänglighet/Fullständig kontroll”.
• Skapa tillgängliga PDF-dokument

Tillgänglighetsanpassat exempeldokument.pdf

Länkar till dokument ska öppnas i nytt fönster. OBS. Detta fungerar att göra om du använder blocket Dokumentlista. I dagsläget fungerar inte detta om du drar in ett dokument direkt i textfältet, då öppnas dokumentet i samma fönster. Problemet kommer på sikt att åtgärdas.

Dokument ska vara i formatet PDF, om inte speciella behov finns av andra format (t ex word, excel). Förtydliga för läsaren genom att skriva "Öppnas i nytt fönster".
Exempel på Medarbetarportalen.

En grundregel är att dokument som ska publiceras på webben bör sparas som pdf. Att publicera ett inskannat dokument innebär att dokumentet och dess innehåll inte går att söka fram i en sökmotor

Sökmotorer och talsynteser har dessutom svårt att läsa av innehållet, vilket ger ett inskannat dokument dålig tillgänglighet. Dokument får alltså inte skannas för publicering på webben! 

OBS. Namnsättningen gäller även för blanketter.

Filnamnet ska vara tydligt och begripligt, så att alla som behöver länka till ett dokument enkelt kan hitta det i Episervers mediabibliotek. Namnet bör inte heller vara längre än nödvändigt. I namnet ska följande ingå:

Beskrivning av innehållet (miljopolicy)
Dokumenttyp (pdf, xls, docx)

Exempel:
miljopolicy.pdf
delegationsordning-styrelse.pdf
riktlinjer-flaggning.pdf

Undvik onödig information i dokumentnamnet som beslutad, bilaga, webbversion och liknande.

Följ också Post- och telestyrelsens riktlinjer för tillgängliga filnamn på webben:

Använd inte understreck ( _ ) eftersom användarna inte ser dem om de är en del i en understruken länk.
Använd inte mellanslag, eftersom vissa äldre datorer och programvaror inte kan hantera det.
Använd i stället bindestreck ( - ) för att skilja ord åt
Använd inte specialtecken eller å/ä/ö eftersom det kan orsaka problem i framför allt äldre datorer och programvaror.
Blanda inte stora och små bokstäver. Använd genomgående små bokstäver i filnamnen.